Etusivu / IT-projektijohtaminen
IT-projektijohtaminen
Suunnitelmasta toimivaksi arjeksi.
IT-projektissa pitää sovittaa yhteen liiketoiminnan tarve, tekninen toteutus ja ihmisten työ. Selkeä tavoite, sovitut vastuut ja ajoissa tehdyt päätökset antavat työlle suunnan. Käyttöönotossa nähdään, toimiiko ratkaisu arjessa.
01 / Suunta
Mitä työssäsi pitää muuttua?
Aloita tästä kysymyksestä ennen ominaisuuslistaa. Kenen työtä uudistus helpottaa? Mikä nykyisessä tavassa aiheuttaa ongelmia? Mistä tunnistat, että uusi ratkaisu on riittävän hyvä käyttöön?
Rajaa ensimmäinen kokonaisuus niin, että sen voi kokeilla oikeassa työtilanteessa. Kirjaa myös asiat, jotka jäävät myöhemmäksi. Näin jokainen uusi toive voidaan arvioida suhteessa sovittuun tavoitteeseen.
Esimerkki tavoitteesta: Asiakastiedon tarvitsee kirjata vain kerran, ja seuraava työntekijä löytää sen samasta paikasta.
02 / Eteneminen
Neljä vaihetta, joilla työ pysyy koossa.
Suunnitelmaa saa tarkentaa matkan varrella. Pidä samalla näkyvissä, mitä muutoksesta seuraa ja kuka siitä päättää.
-
Rajaa tavoite.
Kuvaa ratkaistava ongelma, käyttäjät ja ensimmäisen toteutuksen sisältö. Sovi, millä käytännön kokeella lopputulos hyväksytään. Selvitä myös riippuvuudet muihin järjestelmiin ja töihin.
Kirjaa: tavoite, rajaus ja hyväksymisen ehdot. -
Sovi vastuut ja päätökset.
Nimeä kokonaisuudesta vastaava henkilö, toteuttajat ja päätöksentekijät. Sovi, kuka hyväksyy laajuuden muutokset ja miten kiireellinen este ratkaistaan. Tee vastuut näkyviksi myös toimittajille.
Kirjaa: vastuuhenkilöt ja päätöksenteon tapa. -
Toteuta ja kokeile.
Jaa työ osiin, joiden toimivuuden voi näyttää käyttäjälle. Käy säännöllisesti läpi, mikä valmistui, mikä estää etenemistä ja mitä pitää päättää. Arvioi uuden toiveen vaikutus työmäärään ja aikatauluun ennen sen hyväksymistä.
Kirjaa: valmistunut työ, avoimet esteet ja tehdyt päätökset. -
Ota käyttöön ja siirrä vastuu.
Varaa aikaa kokeilulle, ohjeille ja käyttäjien kysymyksille. Nimeä taho, joka vastaa ratkaisusta projektin jälkeen. Käy käyttöönoton jälkeen läpi, toteutuiko tavoiteltu muutos ja mitä pitää vielä korjata.
Kirjaa: käyttöönoton suunnitelma, jatkuva vastuu ja avoimet jatkotoimet.
03 / Käyttöönotto
Mitä tapahtuu ensimmäisenä käyttöpäivänä?
Suunnittele tämä jo toteutuksen aikana. Käyttäjän pitää tietää, mikä työssä muuttuu, mistä ohjeet löytyvät ja keneltä saa apua.
- Kokeile oikea työtilanne. Käy käyttäjän kanssa koko tehtävä läpi alusta loppuun.
- Sovi siirtyminen. Päätä, milloin uusi tapa alkaa ja miten keskeneräiset työt käsitellään.
- Nimeä jatkuva vastuu. Sovi, kuka käsittelee kysymykset, korjaukset ja seuraavat kehitystoiveet.
Kun nämä asiat on sovittu, projektin päättäminen ja vastuun siirtäminen voidaan tehdä hallitusti.
Usein kysyttyä
Kysymyksiä IT-projektin johtamisesta.
Milloin IT-projekti tarvitsee selkeämpää vetovastuuta?
Tarkista tilanne, jos päätökset jäävät odottamaan, eri osapuolet kuvaavat tavoitteen eri tavalla tai kukaan ei osaa kertoa, mikä estää seuraavan vaiheen. Aloita nimeämällä kokonaisuudesta vastaava henkilö ja kokoamalla avoimet päätökset yhteen.
Onko tämä tarpeen myös pienessä projektissa?
Sovita johtamisen määrä projektin kokoon. Pienessäkin työssä kannattaa sopia tavoite, vastuut ja tapa hyväksyä lopputulos. Yksi yhteinen suunnitelma ja lyhyt tilannekatsaus voivat riittää.
Miten projektin etenemistä kannattaa seurata?
Seuraa tehtävien lisäksi tehtyjä päätöksiä, ratkaisemattomia esteitä ja käyttäjillä kokeiltuja toimintoja. Vertaa etenemistä alussa sovittuun tavoitteeseen. Pelkkä tehtävälistan lyheneminen ei vielä kerro, toimiiko ratkaisu käytännössä.
Voinko ottaa yhteyttä, jos projekti on jo käynnissä?
Kyllä. Kerro, mitä projektilla tavoitellaan, missä vaiheessa se on ja mikä tällä hetkellä hidastaa etenemistä. Näiden pohjalta voidaan keskustella siitä, millaista apua tilanteessa tarvitaan.
Richard Roos on IT-konsultti ja neuvonantaja Jyväskylästä. Hän työskentelee alkuvaiheen startupien ja kasvuyhtiöiden kanssa myynnissä, liiketoimintasuunnitelman kokonaiskuvassa ja kansainvälistymisessä.